La renegociación de contratos: Una etapa ignorada del proceso negociador

CCI
Publicado en:  01 Junio 1999

A los directivos de empresa de hoy les resulta cada vez más difícil negociar acuerdos de tipo «estático», inmutables ante las presiones de cambio. A raíz de esta situación, la renegociación se está imponiendo en el marco de las transacciones internacionales. A continuación se entregan algunos consejos para racionalizar esta práctica y aprovecharla plenamente.

Cada día, los jefes de empresas con actividades internacionales firman acuerdos que, en principio, deberían ser duraderos y satisfactorios para las partes. Sin embargo, a pesar de las buenas intenciones y de una redacción rigurosa, cuando se da curso a las obligaciones contractuales surgen dificultades inesperadas. Estimulados por nuevos métodos — como la entrega o la prestación «justo a tiempo», o la gestión de la calidad total con oferta de precios competitivos a nivel mundial — y por las condiciones de un mercado en rápida transformación, los empresarios tienden a renegociar sus acuerdos contractuales.

Integrar la renegociación en la estrategia empresarial

Los directivos con experiencia internacional reconocen que la negociación es un proceso continuo, y no una actividad puntual que termina con la firma de un acuerdo. Los más prósperos supervisan las negociaciones en su totalidad, desde la planificación hasta la ejecución del contrato. La prueba de fuego de todo acuerdo consiste en lograr un seguimiento adecuado durante su aplicación por ambas partes, pues entonces se sabe si la negociación ha sido útil o no. Si una o todas las partes en un acuerdo no lo consideran recíprocamente provechoso, podrían aparecer acusaciones de incumplimiento. La ejecución de los acuerdos será tanto más fácil si las negociaciones se llevan a cabo con un ánimo de cooperación, teniendo en perspectiva el logro de ganancias para todas las partes (enfoque win-win).

El acuerdo debe considerarse como una lista de compromisos

Hacer negocios en el mercado mundial supone contar con acuerdos realistas y factibles. El acuerdo debe considerarse como una lista de compromisos, en la que se detallan las principales responsabilidades que las partes asumen según las cláusulas del contrato. En caso de que una parte no esté en condiciones de cumplir el contrato por razones imprevistas, debe comunicarse con la otra parte y explicarle sus dificultades.

En el comercio internacional puede haber muchas partes en una sola transacción, lo que multiplica los posibles problemas que habría que resolver con prontitud. En muchos casos, modificar la fecha de las entregas o aplazar los cobros puede ser suficiente para que un acuerdo se cumpla sin tener que renegociarlo globalmente.

Control permanente

Muy a menudo, las partes consideran que las negociaciones han terminado al concertarse el acuerdo, y que pueden contar con su feliz ejecución: en realidad, las negociaciones acaban de comenzar, y se completarán sólo una vez que la aplicación del acuerdo sea total. Habida cuenta de la multitud de cambios inesperados que ocurren en los mercados del mundo, una aplicación sin problemas es más bien la excepción que la regla.

Es capital ejercer un control continuo del acuerdo. Aunque la motivación esencial de quien inicia una transacción comercial es la obtención de un beneficio, son muchos los acuerdos que se saldan con pérdidas. También ocurre que las partes interpretan de forma diferente sus responsabilidades respectivas.

No ignorar las diferencias culturales

Los negocios entre partes de distintas culturas exigen tomar precauciones suplementarias para asegurar la total comprensión del contenido de los acuerdos. Por ejemplo, hay países en que los contratos son extensos y detallados, lo que limita o excluye la flexibilidad. En tales casos, hay que identificar todos los escollos eventuales que podrían afectar el acuerdo durante la vigencia del contrato, a fin de incluir cláusulas pertinentes. Para evitar distorsiones y asegurar una observancia estricta de los acuerdos, hay que añadir desde un comienzo sanciones por incumplimiento.

En algunas culturas, es normal considerar que el contrato marca el inicio de una relación de negocios. Por ende, la reapertura de las discusiones es una eventualidad bien aceptada. Dado que los criterios culturales pueden dar lugar a diferencias de interpretación sobre los términos del acuerdo, los negociadores deben prever cuidadosamente la etapa de seguimiento y las posibles discusiones ulteriores.

Una pregunta que casi todos los negociadores internacionales experimentados se hacen al cerrar un acuerdo es: «¿Qué significa este contrato para la otra parte?» Dicho de otro modo, ¿es el comienzo o el final de la negociación? Otra cuestión clave es: «¿En qué medida la otra parte se siente obligada por el acuerdo?» Según las respuestas que obtenga para estas y otras preguntas, el negociador debería poder detectar los problemas potenciales de la etapa de ejecución (véase el recuadro).

Renegociar sin temores

Las más de las veces, las empresas subestiman los problemas potenciales relativos a aspectos del acuerdo que convendría renegociar.

Cuando surgen escollos, es natural que las partes se reúnan para superarlos. En la práctica, es sorprendente que la parte que ha causado el problema sea, por lo general, reacia a aceptar cambios o revisiones del acuerdo. A menudo, quienes están a cargo de su ejecución no plantean estas cuestiones, pues temen ser rechazados.

Cuando reina un espíritu de cooperación, una de las partes puede considerar inadecuado pedir a la otra condiciones especiales, lo que podría inter-pretarse como una forma de «rentabilizar» las buenas relaciones. El temor a recibir una respuesta negativa puede llevar a perder oportunidades para mejorar las relaciones de negocios y cumplir las cláusulas aceptadas.

A veces, el temor a provocar situaciones embarazosas es tal que los negociadores prefieren hacer notar las necesidades de revisión enviando «señales indirectas», como una interrupción brusca de la comunicación, respuestas vagas o la interrupción del contacto con la otra parte.

Tan pronto como una parte note un problema –por ejemplo, calidad mediocre o incapacidad para cumplir las fechas de entrega–, debería tomar la iniciativa y contactar a la otra. Es mucho más fácil emprender actividades de rectificación desde un comienzo, tan pronto se haya detectado el problema y propuesto soluciones. A veces, la falta de experiencia internacional o la escasez de información sobre el rigor de las condiciones de mercado pueden explicar que los proveedores no conozcan en detalle los requisitos para producir mercancía de máxima calidad.

El cumplimiento estricto de las entregas es otro tema delicado, pues las empresas utilizan el método de existencias cero (entrega «justo a tiempo»). Esta cuestión seguirá siendo fuente de preocupaciones en el futuro, conforme se extienda la práctica de la externalización de la producción o los servicios. Para minimizar los problemas, hay que mantener abiertas las líneas de comunicación, establecer contactos con la debida antelación y discutir con franqueza las dificultades que surjan.

Consideremos el caso del importador de muebles que, un mes de diciembre, recibió una gran entrega que excedía de las cantidades previstas por contrato. Este incumplimiento le ocasionó gastos suplementarios de almacenaje, manipulación y otros costos indirectos. En lugar de quejarse o de devolver las mercancías no pedidas, llamó de inmediato al proveedor, quien le explicó que había aumentado la entrega en previsión de un gran aumento de la demanda en Navidad. El importador le explicó a su vez las dificultades económicas derivadas de tal decisión, y solicitó una indemnización aplicable a los pedidos futuros. Así, evitó un litigio o una polémica con el exportador, proponiendo al mismo tiempo una solución viable y confirmando su voluntad de preservar a largo plazo su relación comercial.

¿Cuándo se renegocia un contrato?

Durante la vigencia del acuerdo correspondiente o una vez caducado éste.

Arreglos durante el período de vigencia

Las renegociaciones más corrientes tienen lugar durante la vigencia del contrato, y obedecen al incumplimiento de obligaciones por una de las partes. En tales casos, se tratará de negociar una liberación de tales obligaciones. También ocurre que una de las partes quiera retirarse del acuerdo, por incapacidad para su cumplimiento. Este tipo de renegociación es frecuente entre las PYME que comienzan a operar en el mercado internacional. Su capacidad limitada para producir artículos según normas de calidad muy exigentes, en grandes volúmenes y según plazos muy estrictos les llevan a renegociar los contratos o a solicitar su anulación.

Las negociaciones durante la vigencia del contrato se facilitan si se ha previsto una cláusula al respecto. Cuando se acepta desde el comienzo la eventualidad de renegociar determinadas disposiciones contractuales por motivos imprevistos, se evitan tensiones y malentendidos.

Revisiones programadas

Otra oportunidad para renegociar son las fechas o períodos de revisión de los acuerdos, que las partes fijan de antemano para, por ejemplo, examinar periódicamente la aplicación de un contrato de larga duración. En estos encuentros también se deberían identificar los problemas que pudieran derivarse de la evolución del mercado.

Renegociación después del vencimiento

También se puede renegociar después del vencimiento del acuerdo. En algunos casos, las partes deciden postergar la reapertura de negociaciones, tal vez para tomar en consideración los cambios de las estrategias comerciales o para indicar que no están convencidas del interés de mantener la relación comercial.

En todo caso, será capital mantener abiertas las vías de comunicación y ejercer un control continuo de la aplicación del acuerdo. La flexibilidad, el compromiso y la aceptación de la necesidad eventual de renegociar deberían figurar en toda estrategia de negociación.

En un entorno mundial en constante transformación, es ilusorio pretender que los contratos son inmutables. Los empresarios que negocian contratos internacionales comprenden que las conversaciones y consultas periódicas son imprescindibles para conseguir resultados satisfactorios.

Reducir la necesidad de renegociar

Habida cuenta del dinamismo del mercado mundial, es difícil evitar la renegociación de algunos acuerdos comerciales, pero es posible reducir su frecuencia e importancia. Con tal fin, al negociar un acuerdo hay que aclarar todos sus aspectos importantes, prever sanciones por incumplimiento, insistir en la celebración de reuniones periódicas para verificar su aplicación y explicar las repercusiones negativas que los problemas pueden tener para las transacciones futuras. Así, las partes toman conciencia de sus responsabilidades y riesgos.

Para operar en distintas partes del mundo hay que disponer de métodos de negociación alternativos. En algunas culturas, la negociación no termina con la firma del acuerdo, sino que continúa a lo largo de la relación comercial. En tales ámbitos, el contrato debería comprender «indicadores» de problemas eventuales. En vez de insistir en un contenido detallado y extenso, que no deja nada al azar, quizás convenga adoptar textos más simples que admitan la posibilidad de introducir modificaciones. No obstante, hay que incluir sanciones u otras disposiciones disuasivas, a fin de evitar los abusos potenciales con respecto a algunos aspectos esenciales del acuerdo.

Por ejemplo, cuando un fabricante cursa un pedido de piezas de recambio para su equipo en cantidades superiores a las previsiones del proveedor, éste debe preocuparse por saber si tal pedido no obedece a algún problema del equipo suministrado. En este caso, el proveedor podría revisar las cláusulas de garantía, responsabilidad de las reparaciones, suministro de piezas de recambio y otras cuestiones relativas a las fallas del equipo. Por su parte, el fabricante podría ofrecer cursos de formación al personal encargado de manejar el equipo en cuestión, adaptar el manual de funcionamiento a las condiciones locales, traducirlo al idioma de los usuarios y aceptar una participación en el mantenimiento del equipo durante la instalación. Esta precauciones adicionales deberían permitir el cumplimiento del contrato con un mínimo de dificultades.

Prever costos de renegociación

Los directivos de empresa con experiencia internacional incluyen los posibles costos de renegociación en su oferta definitiva. Dado que renegociar puede ser caro y demoroso, hay diversas maneras de integrar en la oferta inicial la previsión de costos adicionales por dicho concepto.

Una posibilidad consiste en dividir la aplicación en varias etapas, con pagos al cabo de la conclusión satisfactoria de cada una. Este tipo de arreglo es adecuado para contratos extensos y complejos, como los de constitución de empresas mixtas.

Para asegurar una preparación óptima de las negociaciones se necesita tener acceso a una información exacta sobre las transacciones anteriores. Esto permite evitar en gran medida la pérdida de tiempo que implican las reclamaciones por incumplimiento de tal o cual disposición contractual.

La introducción de sanciones por incumplimiento de los acuerdos es otra forma de evitar las distorsiones del acuerdo inicial. Ahora bien, dar una importancia excesiva a las sanciones puede indicar una falta de confianza y crear un clima de recelos y resentimiento, lo que no contribuye en nada a consolidar una relación comercial estable (véase en el recuadro una lista mnemotécnica para negociaciones).

La renegociación como norma

En un contexto de fuerte competencia, mayor práctica de la externalización y expansión del comercio electrónico, la renegociación de contratos se convertirá probablemente en la norma, más que la excepción. En vez de considerar la aplicación como una etapa separada, los directivos de empresa más exitosos consideran que el seguimiento forma parte íntegra de las estrategias de negociación.

La renegociación de acuerdos comerciales puede ser necesaria e incluso más rentable a largo plazo, a pesar de algunos de los inconvenientes temporales que conlleva. Los empresarios saben que para resolver problemas pendientes no pueden basarse únicamente en las disposiciones contractuales. Las relaciones personales y la confianza mutua son esenciales si se quiere construir una base sólida para realizar repetidas transacciones comerciales en un entorno mundial de gran competitividad. Al renegociar los acuerdos existentes, las partes deberían tener presentes los beneficios a largo plazo que se derivan de una relación comercial.

Los negociadores experimentados nunca dejan de negociar. En definitiva, dar satisfacción a los clientes y conquistar su fidelidad — resolviendo en conjunto los problemas mediante la renegociación — requiere menos dinero y tiempo que la búsqueda de nuevos interlocutores o el recurso a costosos litigios judiciales. Los acuerdos no son el único motor de los negocios, pues también cuenta la solidez de la relación comercial.

Claude Cellich, Vicepresidente de la Universidad Internacional de Ginebra, dirigió el Departamento de Recursos Humanos del CCI. E-mail:

Para evitar la renegociación

Lista de verificación de acuerdos

Si sus respuestas a las preguntas que siguen son en su mayoría afirmativas, es probable que el futuro acuerdo no necesite de renegociaciones importantes. En cuanto a las cuestiones que responda con un «no», convendrá seguir discutiéndolas. Cuando todas las respuestas sean afirmativas, sólo faltará cerrar el acuerdo.

• ¿Se ajusta el acuerdo a las estrategias empresariales generales, a largo plazo, de ambas partes?

• ¿Se beneficiarán ambas partes del acuerdo? (¿Es un acuerdo del tipo «todos ganan»?)

• ¿Tiene la convicción de que la otra parte está realmente dispuesta a aplicar el acuerdo?

• ¿Contará con el pleno respaldo de su personal de dirección para ejecutar el contrato?

• ¿Qué seguridad tiene de que la otra parte es capaz (en lo administrativo, técnico y financiero) de cumplir con sus obligaciones?

• ¿Ha previsto en su oferta definitiva los costos suplementarios que permitirán sufragar los gastos de una eventual renegociación?

• ¿Se han identificado, analizado y resuelto todos los problemas potenciales de importancia?

• ¿Considera que el acuerdo se puede aplicar en su totalidad?

• ¿Son las sanciones por incumplimiento suficientes para imponer una adhesión total a las condiciones contractuales?

• ¿Se ha establecido un sistema de comunicación recíproca para supervisar la aplicación del acuerdo?

Las renegociaciones

Recordatorio esencial

Antes de la entrada en vigor del contrato

• Considere que las negociaciones son un proceso dinámico, que exige un control constante del acuerdo.

• Incorpore costos suplementarios en el contrato para cubrir los gastos eventuales por concepto de negociaciones.

• Incluya la etapa de aplicación como parte íntegra de la estrategia de negociación.

• Favorezca el establecimiento de una relación fructífera entre las partes, óptima garantía de un acuerdo duradero.

Durante la vigencia del contrato

• Prepárese para las posibles negociaciones, conservando registros de todas las transacciones pertinentes, desde las primeras discusiones hasta la aplicación del acuerdo.

• Recuerde que los acuerdos se interpretan de manera diferente según las culturas, y que por ende hay que actuar con flexibilidad, comprensión y paciencia.

• No haga reproches sin conocer todos los antecedentes.

• No deje que los problemas se agraven antes de recurrir a la renegociación.

Cuando la renegociación parece posible

• Antes de negociar, consulte a todos los participantes en los tratos iniciales y a los responsables de la aplicación del acuerdo.

• Asegúrese de comprender bien los factores que han determinado la reapertura de negociaciones.

• Fomente un debate constructivo entre las partes interesadas, preferible a la vía judicial.

• No olvide sus objetivos a largo plazo.

• Favorezca las medidas que garanticen la satisfacción de todas las partes, incluso si ello exige renegociar. Las mayores utilidades se originan en tratos beneficiosos para todos.

 

Noticias de otras Organizaciones Internacionales

Fuentes UNESCO " Un pasado que se escucha " La jungla urbana " SOS educadores