La gestión de la cadena de compras y suministros es uno de los mecanismos fundamentales de la actividad empresarial. Una buena estrategia en este ámbito puede reducir costos y optimizar la forma en que las empresas integran el aprovisionamiento, la fabricación y la distribución. En particular, puede servir para:
- acortar los plazos de respuesta a las necesidades de los mercados;
- asegurar la disponibilidad y la flexibilidad de la oferta de cara a las exigencias de los clientes;
- incorporar calidad a los productos y servicios (si los insumos son de calidad insuficiente, también lo serán los productos);
- mejorar la innovación, comprando nuevos materiales, nuevas tecnologías y equipos, y
- forjar alianzas con otras empresas de la cadena de suministro, por ejemplo, comprando a terceros los artículos que éstos ofrezcan a precios más competitivos.
Roberto Smith?Gillespie, Jefe de la Sección de la Gestión de Compras y Suministros Internacionales del CCI, observa: “Tanto los altos directivos como quienes trabajan en los niveles operativos tienen que demostrar apertura ante la búsqueda de nuevos métodos para tratar a los proveedores y la clientela.” Esta perspectiva también supone dar prioridad a enfoques más estratégicos y a largo plazo, e invertir en la capacitación de los directivos y el personal para el uso de las ‘mejores prácticas’.
Desde 2000, la iniciativa “Lograr Competitividad” (Buying into Competitiveness), impulsada por el CCI, ha facilitado un sistema de aprendizaje modular, o carpetas didácticas, a 57 organizaciones de 34 países. A su vez, estas organizaciones – entre las que figuran institutos de formación para la gestión, entidades del sector empresarial, asociaciones de gestión de compras y suministros, y universidades – ofrecen a sus respectivos sectores empresariales una formación de alta calidad.
Los materiales didácticos del CCI ayudan a las empresas a mejorar todos los aspectos de la gestión de sus cadenas de suministro, desde la comprensión del entorno empresarial, la definición de requisitos y la planificación de la oferta, el análisis de los mercados de oferta, la formulación de estrategias y la preparación y negociación de contratos, hasta la gestión de la logística internacional y las relaciones con los clientes.
Habida cuenta de la rapidez de los cambios en el contexto comercial internacional, el CCI adapta regularmente los módulos a las tendencias vigentes. Dichos módulos incluyen nuevos instrumentos de eficiencia destinados a simplificar los procesos de la cadena de gestión de compras y suministros, y a aumentar el valor mediante la reducción de costos. También hay módulos adaptados a las nuevas aplicaciones de TI, en particular para el comercio-e y las compras-e.
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La formación es capital a efectos de potenciar las capacidades de los empresarios de las economías en desarrollo y en transición para reorganizar la gestión de sus cadenas de suministro. El CCI hace hincapié en una formación práctica que arroje beneficios inmediatos en el mundo comercial. (Foto: CCI) |
Formación de monitores
Para llegar al mayor número posible de instituciones y crear capacidades en los sectores participantes, el CCI concibió un modelo basado en la colaboración y el trabajo en redes. Las instituciones miembros de la red han utilizado los materiales didácticos en cientos de actividades de formación adaptadas a las necesidades locales, desde talleres a cursos de larga duración. En los últimos han participado varias de las instituciones activas en el programa de certificación profesional de la red.La red de instituciones de formación para la gestión de compras y suministros y sus docentes tienen el apoyo de los portales del CCI en internet. Además de facilitar la información y los materiales del CCI, éstos sirven de enlace para las instituciones participantes, que pueden intercambiar experiencias, materiales y otros recursos.
Con apoyo financiero del Gobierno de España, la Secretaría de Estado de Economía (seco) de Suiza y otros donantes, se ha enseñado el uso de estos materiales a más de 500 instructores de todo el mundo. Casi toda la formación se ha impartido en el marco de proyectos del CCI en 13 países de Asia – inclusive China –, Bolivia, Colombia, Perú y Tanzanía. La formación de instructores en Kenya, Mauricio y México ha sido autofinanciada. La mayoría de estos instructores, seleccionados por instituciones locales, son gestores experimentados en compras y suministros. La formación suele tener lugar en cada país interesado, con entre 15 a 20 participantes en uno a tres cursillos de tres a siete días de duración.
El CCI también forma consultores para las empresas locales. “Estamos alentando la vinculación entre la formación y el apoyo adaptado a cada empresa”, dice Margareta Funder, Oficial de Sistemas de Aprendizaje de la Sección de la Gestión de Compras y Suministros Internacionales del CCI. “Así, los instructores e instituciones podrán ofrecer soluciones prácticas a las empresas que deseen mejorar la gestión y las operaciones de sus cadenas de compras y suministros.”
La Sra. Funder añade: “Los instructores se sienten parte de esta red global, internacional. La formación es muchas veces un mundo totalmente nuevo para ellos. Necesitan adquirir las destrezas y los instrumentos para poder comunicar sus propios conocimientos y experiencia. Así ocurre tanto para las pequeñas y medianas empresas como para las grandes multinacionales. Pero todos comparten un mismo entusiasmo y compromiso.”
Un sistema de acreditación profesional
La acreditación profesional alienta a los participantes a completar todos los módulos y da a los egresados credibilidad ante sus empresas y también al buscar un empleo. Los exámenes internacionales que permiten la obtención de un Certificado Internacional, un Certificado de Estudios Avanzados y un Diploma en Gestión de la Cadena de Compras y Suministros, basados en los materiales del CCI, están ahora disponibles para las instituciones que deseen participar en el programa. Un grupo de participantes tailandeses pasó la primera serie de exámenes, en marzo de 2002. Desde entonces, se han organizado exámenes cada seis meses.El Diploma Internacional se inauguró en Asia; desde entonces, se han incorporado varias instituciones de África y América Latina. A contar de este año se ofrece un examen en español en América Latina. Los exámenes se toman en el país de los interesados, donde las instituciones asociadas a la red se encargan de los preparativos. Organizadas en módulos, las pruebas son preparadas y evaluadas por una Comisión Examinadora Internacional apoyada por el CCI e integrada por profesionales de alto nivel de todos los continentes.
Hasta hoy, se han aplicado 2.653 exámenes modulares. Instituciones de 22 países están ofreciendo cursos de preparación a los exámenes, y su número debería aumentar. Desde noviembre de 2004, los exámenes se podrán pasar por internet.
Los almuerzos no son gratuitos
Las instituciones nacionales asociadas usan sus propios recursos para participar en el programa de aprendizaje modular del CCI. El costo de la serie de base es de US$ 2.500 para los países en desarrollo y US$ 1.500 para los países menos adelantados. Los ingresos generados se destinan íntegramente a sufragar los costos de producción, distribución y perfeccionamiento de los materiales.“El CCI no apoya financieramente los programas de formación local, es decir, la formación impartida por las instituciones asociadas es totalmente autofinanciada”, explica el Sr. Smith? Gillespie. “Pagar los cursos crea un compromiso de aprovechamiento. La responsabilidad es una de las claves para el éxito del programa”.
La formación tiene un precio mínimo, y es apoyada por la red. El CCI presta asistencia técnica para la producción y actualización regular de los materiales didácticos, forma a los instructores y los orienta en la adaptación de los materiales a las condiciones locales. El CCI da su respaldo a la red mundial de instituciones e instructores locales, en particular mediante sus portales en internet.
El CCI ha creado y encauzado el programa de certificación profesional con el objetivo de lograr su autosostenibilidad progresiva.
Compartir conocimientos
Muchas instituciones asociadas y sus instructores han elaborado otros materiales de uso local basándose en la formación del CCI, como estudios de casos y módulos nacionales específicos de formación. También han traducido los contenidos de los cursos al español y el chino, sin costo para el CCI, lo que permite su distribución a otras personas que hablan estas lenguas.Las empresas y su personal profesional disponen ahora de una formación de primera calidad en gestión de la cadena de compras y suministros, en especial en países menos adelantados donde dicha formación era antes inaccesible. Así, las empresas locales pueden reforzar sus capacidades en un ámbito de la gestión esencial para su competitividad y para el rendimiento de las exportaciones.
Nuevas estrategias de compras reducen costos
Chatchai Supprapruth fue el primer candidato que obtuvo el Diploma de Gestión de la Cadena de Compras y Suministros, tras aprobar 15 exámenes desde 2002. Hoy, ocupa el cargo de gerente de suministros de Gate Gourmet (Thailand) Limited, empresa de restauración para líneas aéreas. El Sr. Supprapruth se vio confrontado a una formidable responsabilidad cuando asumió sus funciones en 2003: optimizar la compra y el aprovisionamiento en alimentos y artículos no alimentarios por la empresa, a fin de mejorar su competitividad en un mercado en retroceso y doblemente deprimido por la crisis del síndrome de insuficiencia respiratoria aguda (SIRA), en marzo de 2003.
¿Cómo ofrecer el mejor rendimiento a la clientela, al menor costo posible? El Sr. Supprapruth emprendió un examen minucioso de la situación del aprovisionamiento de la empresa. En particular, el curso de formación del CCI, ofrecido por la Asociación de Gestión de la Cadena de Compras y Suministros de Tailandia, le enseñó que la revisión periódica de cada artículo adquirido es capital.
El Modelo de Posicionamiento de Suministros le permitió reducir los costos de dichos suministros, negociar las compras con los proveedores y garantizar el aprovisionamiento. Este modelo ayuda a establecer estrategias diferentes para los distintos artículos que se comprarán, en función de su costo. También ayuda a determinar los riesgos ligados al aprovisionamiento y su impacto en las operaciones de una empresa. Esto reviste una especial importancia para el sector de la restauración aérea, cuyas exigencias cambian constantemente. Todas estas medidas se tradujeron en ahorros significativos en 2003.
Asimismo, aplicó un modelo estándar para analizar los inventarios y definir acciones prioritarias encaminadas a reducir sus niveles y costos, manteniendo el servicio a la clientela. Pudo resolver así el problema del exceso de existencias resultante de la falta de control de los inventarios y la caída del número de viajeros a raíz del brote de SIRA. En mayo de 2003, los resultados eran ya evidentes.
“Este logro mejoró espectacularmente el rendimiento, al reducirse las existencias”, dice. Al respecto, prevé seguir optimizando los niveles de inventario, en condiciones operativas dinámicas y cambiantes.
Por último, aplicó la estrategia de “hacer o comprar”, que le permitió determinar si era más rentable seguir confeccionando determinados platos en la empresa o comprarlos a terceros. La externalización de los productos a base de zanahoria, comprados a un nuevo proveedor, permitió que Gate Gourmet ahorrase 6% en estos artículos.
Gate Gourmet se benefició de esta gestión eficaz y rentable de sus suministros, ya que logró ahorros totales de más de 16% sobre los gastos correspondientes. Estos ahorros en los suministros se repercutieron directamente en los resultados de la empresa. Como empresa de comidas preparadas, los costos de aprovisionamiento constituyen una gran proporción (al menos 60%) de sus costos totales. Si su rentabilidad fuese de 15%, el logro de un 16% de ahorros en los costos de aprovisionamiento se traduciría en un aumento de rentabilidad de 64%. Para conseguir ese mismo aumento por medio de las ventas, éstas tendrían que incrementarse en 64%.
Los esfuerzos del Sr. Suppraputh demuestran que una mejora en la gestión de la cadena de compras y suministros puede redundar en un aumento sustancial de la competitividad y rentabilidad de las empresas.
Resultados prácticos de la formación del CCI
Abdi Athuman, especialista en compras formado en un programa auspiciado por el CCI en Tanzanía, describe sus nuevas destrezas: “Gracias a la formación, que mejoró mi conocimiento de la cadena de suministros, hoy hago compras más económicas y defino con más exactitud nuestras especificaciones.” Además, puede concentrarse en mejorar las relaciones con los proveedores y prever las necesidades conjuntamente con los distintos departamentos de su empresa, a fin de evitar las compras de urgencia.
Uno de los instructores formados por el CCI, el profesor Augusto Argüelles de la Universidad Ateneo de Filipinas, está convencido de que la gestión eficaz de la cadena de compras y suministros puede ayudar a su país. “Tenemos que optimizar el uso de nuestros escasos recursos para comprar más libros, construir más aulas y adquirir medicamentos”, sostiene.
Texto de Dianna Rienstra
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