La fundación de una asociación puede ser una experiencia enriquecedora y fascinante. Congregar a un grupo de personas en torno a un ideal común y materializar sus capacidades en una entidad viable y dinámica es un proyecto ambicioso, cuya realización exige metodología, determinación y perseverancia.
Responsabilidades compartidas
Toda asociación es un esfuerzo colectivo. El individualismo está condenado al fracaso, pues la esencia misma de la asociación surge de la experiencia colectiva. Para crear una entidad sólida, los socios fundadores han de ser a la vez metódicos y persistentes, y no olvidar que cada uno actuará según su propia disponibilidad y motivación.
En este proceso hay que centrarse especialmente en dos etapas:
• Conocer los límites jurídicos.
Se debe comenzar por el estudio cuidadoso de los textos legales sobre asociaciones, a fin de determinar exactamente los requisitos de constitución. También se comprenderán las consecuencias jurídicas del uso de las distintas fuentes y métodos de financiación.
Dicho estudio debe complementarse recabando información de las autoridades encargadas de regular las actividades asociativas.
• Difundir el concepto y recoger opiniones al respecto.
Dar a conocer las actividades de la asociación facilitará la captación de apoyo y recursos financieros. También se podrá probar el “producto” entre el público meta, conocer sus reacciones y adaptar el proyecto. Más importante aún, los clientes importantes se sentirán responsables del mismo.
Gestión de tipo empresarial
Una asociación no es un club social:
• Toda asociación necesita autonomía financiera para conservar su independencia y buen funcionamiento. Su supervivencia y crecimiento dependerán de una gestión eficaz y objetiva.
• Una asociación de gestión de compras y suministros que un simple foro de intercambio de ideas: de hecho, sus miembros se benefician de las experiencias compartidas.
Carácter duradero
Durante sus primeros años, muchas asociaciones de gestión de compras y suministros afrontan dificultades financieras. Una prioridad debería ser la búsqueda de apoyo y relaciones con otros organismos nacionales e internacionales. Se consigue así una gran influencia que ayuda a la asociación a abrirse a la comunidad.
Los apoyos pueden encontrarse en distintos niveles:
• En el propio país: empresas privadas, institutos de formación y asociaciones profesionales.
• En la región: asociaciones de gestión de compras y suministros.
• En el resto del mundo: Federación Internacional de Compras y Administración de Materiales (FICAM), CCI y otras asociaciones afines.
Actividades de promoción
Los actos públicos son muy importantes para el desarrollo de las redes y el intercambio de información. Gracias a la captación de patrocinadores privados, la APAM ha podido organizar dos conferencias, que tuvieron por tema principal la gestión de la calidad en las compras y la evaluación de proveedores, respectivamente.
En estas actividades, la APAM contó también con el apoyo técnico de institutos de formación de renombre (en particular, de la principal escuela de negocios, el Institut supérieur de commerce et d’administration des entreprises (ISCAE). En cada una de estas conferencias participaron cerca de 400 personas, y el 80% de los costos fueron sufragados por los patrocinadores.
Cuando se organicen conferencias habrá que:
• seleccionar temas de actualidad, que correspondan a las necesidades de los compradores (en lo posible, por medio de una primera encuesta), y
• evitar que la reunión sea invadida por el material publicitario de los patrocina-dores privados.
El desarrollo y éxito de una asociación de gestión de compras y suministros depende ante todo de la energía que le dediquen sus miembros y simpatizantes. En particular, fundar una asociación requiere también de un recurso muy valioso: tiempo. Quienes lo inviertan obtendrán a cambio la satisfacción de ver materializadas sus ideas.
El Sr. Abdessamad Saddouq es fundador y Presidente de la APAM ().
Las bases de una asociación
• Conocer las normativas vigentes
• Formar un núcleo movilizador o comité directivo
• Dar publicidad al proyecto
• Organizar las reuniones preparatorias
• Redactar los estatutos y otros documentos básicos
• Convocar una asamblea
• Dotarse de un presupuesto y una contabilidad
• Regularizar la situación jurídica
Fuente: Establecimiento y operatividad de las asociaciones de gestión de compras y aprovisionamiento, Guía No. 27, CCI, 1998.
Posibles apoyos iniciales
• Organismos oficiales encargados del registro de nuevas asociaciones (en Marruecos hay una oficina en cada distrito).
• Asociaciones de gestión de compras y suministros u otras entidades similares. La APAM ha contado con el asesoramiento y apoyo de la Association tunisienne de gestion des approvisionnements et des achats, de la Compagnie des dirigeants d’approvisionnement et acheteurs de France y del CCI.
