Muchos exportadores cometen errores a la hora de preparar la documentación exigida en las cartas de crédito. Sean grandes o pequeños, fabricantes o comerciantes, principiantes o empresas experimentadas, de países desarrollados o países en desarrollo, todos tienden a repetir las mismas equivocaciones.

El pago está ligado a la noción de cumplimiento. Las discrepancias en la documentación dan origen a incumplimientos, y los incumplimientos, a la falta de pago. Según diversos estudios, la causa primera de rechazo de las cartas de crédito reside en los errores en la documentación, con la consiguiente anulación o postergación del pago.

Estos errores constituyen, pues, un riesgo importante del método de pago mediante cartas de crédito (el otro gran riesgo es la documentación fraudulenta). En cambio, las cartas están al abrigo de los riesgos comerciales (cartas irrevocables) y políticos (cartas confirmadas).

Las empresas deberían aspirar a extender documentos totalmente libres de errores, convirtiendo esta práctica en política empresarial e ideando estrategias para eliminarlos antes de la presentación de las cartas de crédito. A continuación se analizan ocho medidas para alcanzar este objetivo.

Medida 1. Organizar la empresa para la exportación.

El primer paso para lograr una documentación correcta consiste en organizar y repartir adecuadamente el trabajo dentro de la empresa, pues los errores son más frecuentes si el personal no está bien organizado y formado.

Una alternativa consiste en crear dos secciones que se encarguen de la comercialización y de la administración de las exportaciones, respectivamente. La sección de recursos humanos se ocupará de asegurar la coordinación y la cooperación entre dichas unidades, las que deberán mancomunar sus fuerzas para producir una documentación sin errores.

La obtención de las cartas de crédito para la exportación incumbirá a la sección de comercialización, y el cumplimiento de sus cláusulas, a la de administración. De hecho, esta unidad debe autorizar la admisión preliminar de las cartas, en función de su fiabilidad potencial. La sección de comercialización debe velar por que las cartas de crédito que reciben sean apropiadas y puedan cumplirse en forma rentable. La sección de administración debe ocuparse de lograr el cumplimiento correcto y oportuno de las disposiciones de las cartas, lo que consolidará la reputación de la empresa ante los compradores. Esto permitirá que la sección de comercialización obtenga nuevas cartas de crédito para otras transacciones.

Medida 2. Estipular por contrato las condiciones de las cartas de crédito.

Los términos de las cartas de crédito deberían negociarse en el marco del contrato de compraventa y quedar consignados explícitamente en éste. La negociación contractual es una etapa decisiva para garantizar el cumplimiento pleno y expedito de las condiciones de la carta. Si actúa con ligereza, el exportador podría recibir una carta de crédito cuyas condiciones será incapaz de cumplir.

Procure que su empresa se dote de una política de negociación de las condiciones de las cartas de crédito, con el objeto de ofrecer o aceptar únicamente aquellos términos que se ajusten a sus capacidades y necesidades comerciales. Por ejemplo, no ofrezca ni acepte la aplicación de reglas Incoterm como la «entregada derechos pagados», que hace recaer en el exportador los trámites de aduana en el país importador, si su empresa no tiene la capacidad de dar cumplimiento a dicha cláusula.

Cada vez que sea posible, obtenga plazos realistas y condiciones flexibles. Por ejemplo, trate de estipular la entrega «en cualquier puerto», y no en un puerto de destino específico. La flexibilidad facilita el cumplimiento de las cláusulas.

Cuando su empresa disponga de una política en la materia, encomiende la negociación de las condiciones de la carta de crédito a su departamento de comercialización de exportaciones. Si esta unidad actúa con eficacia y diligencia, la sección de administración podrá cumplir las condiciones de exportación en forma apropiada y puntual.

Medida 3. Revisar los detalles de la carta de crédito.

Examine cuidadosamente el documento recibido, a fin de comprobar su claridad y su conformidad con el contrato de compraventa. A tal efecto, defina una política para la posible modificación o incluso el rechazo de la carta de crédito, y redacte una lista de verificación. Una carta bien establecida es garantía de un cumplimiento correcto. En cambio, una carta defectuosa es fuente de problemas.

La sección de administración de exportaciones debería revisar la carta de crédito y solicitar eventualmente la asistencia de la sección de comercialización cuando sea necesario modificarla, para luego tomar contacto con el comprador y con el banco emisor.

Medida 4. Planificar el cumplimiento.

Para asegurar un correcto cumplimiento, es preciso planificar con esmero la preparación, despacho y presentación de los productos y documentos estipulados.

Se trata de una etapa esencial, que exige contar con una sección de administración de exportaciones profesionalmente idónea; en particular, su director debe ser capaz de organizar y coordinar el plan de cumplimiento. Además, debe estar calificado para movilizar recursos, como los fondos necesarios, el personal competente y las tecnologías y procedimientos más eficaces.

Medida 5. Prevenir los errores más comunes en la preparación de los documentos.

Cuando se preparen los documentos, asegúrese de que cuenta con los medios técnicos y el personal calificado necesarios. Detecte los fallos usando la lista de verificación de los errores más frecuentes (vea el recuadro) para evitarlos o corregirlos. Dicha lista está basada en la información recogida en diversos estudios, así como en la publicación Reglas y usos uniformes relativos a los créditos documentarios (RUU 500), de la Cámara de Comercio Internacional (en particular, sus artículos 20 y 21).

Medida 6. Revisar los documentos antes de presentarlos.

Por mucho empeño que el exportador ponga en preparar una documentación impecable, siempre se pueden deslizar algunos errores, que hay que detectar y eliminar en la etapa de revisión.

Examine minuciosamente los documentos, sirviéndose de una lista de verificación como la que figura en la página 15. Dicha lista debe ajustarse a los requisitos contenidos en las RUU 500.

Fechas y firmas

Controle en particular las fechas (sobre todo, del certificado de inspección y el documento de seguro) y las firmas (en especial, la del documento de transporte), y asegúrese de que los documentos sean originales y coherentes entre sí. También debe figurar la fecha de cumplimiento. Si en la carta de crédito se precisa que algunos documentos deben ir firmados, cerciórese de que lo estén. Sólo pueden firmar los derechohabientes, siguiendo el método previsto; la firma debe figurar en un lugar preciso, según la forma adecuada.

Valga insistir en que los documentos deben ser completos y congruentes entre sí, y corresponder a los términos de la carta de crédito y las disposiciones RUU 500. Para asegurar su coherencia, use una lista de verificación. Cerciórese de que los documentos originales exigidos en la carta de crédito lo son efectivamente (de ser necesario, puede consultar las aclaraciones de la Cámara de Comercio Internacional a propósito del art. 20b de las RUU 500). Cumpla en forma estricta las cláusulas de la carta de crédito y las RUU 500, pues el inspector de bancos se regirá por su estricto cumplimiento al examinar la documentación.

Es preferible prevenir o eliminar los errores antes de la presentación de los documentos, a tener que rectificarlos una vez presentados o esforzarse por convencer a la otra parte de que son irrelevantes. Apóyese en una buena documentación, y no dependa de la buena voluntad del comprador o del inspector. Éste tal vez no pase por alto los errores que usted considere banales y sin importancia, y lo mismo podría hacer el comprador.

Medida 7. Presentar oportunamente los documentos.

Ajústese al plazo, el lugar y el horario bancario para presentar sus documentos. Recuerde que el respeto de los plazos es un factor capital del cumplimiento.

Medida 8. Ejercer controles periódicos.

Para asegurar el cumplimiento de la carta de crédito es necesario un buen control del proceso. No demore en tomar las medidas de rectificación. Si teme que se produzca algún retraso imprevisto, pida la prolongación del plazo de cumplimiento. Si los problemas subsisten, advierta al comprador.

Las secciones de comercialización y de administración de las exportaciones deberían organizar las funciones que les incumben para contribuir a la ejecución del plan de cumplimiento.

No olvide que la correcta preparación de los documentos permitirá agilizar el flujo de caja.

Ravi Mehta, cronista de publicaciones comerciales especializado en cartas de crédito y miembro del directorio de un banco de la India, reside en los Estados Unidos. Los interesados pueden escribirle a:

La carta de crédito - Diez errores frecuentes

1. No se cumple el calendario convenido, es decir, se retrasan las expediciones o la presentación de los documentos.

2. Los documentos indicados en la carta de crédito (además del documento de transporte, el documento de seguro y la factura comercial) no se extienden de acuerdo con lo estipulado.

3. Los certificados, como el de origen y el de inspección, no están firmados.

4. La descripción de las mercancías en la factura comercial no coincide con la descripción en la carta de crédito.

5. Los documentos a la orden no están debidamente endosados.

6. Las letras de cambio estipuladas en la carta de crédito no se han presentado, o no están correctamente giradas.

7. El documento de seguro está fechado con posterioridad al despacho de las mercancías, o no cubre los riesgos estipulados en la carta de crédito. Los tipos de riesgo, el alcance de la cobertura y la moneda del monto asegurado no corresponden a los indicados en la carta.

8. El documento de transporte no está firmado de conformidad con las RUU 500, o no se ajusta a lo indicado en la carta de crédito.

9. Los documentos no son coherentes entre sí.

10. El tipo y el número de documentos y sus copias no coinciden con los estipulados en la carta de crédito.

Lista de verificación: Documentos para la carta de crédito

* Documento de transporte. ¿Lleva la fecha de despacho? ¿Está firmado? ¿Indica el nombre del transportador en la primera plana? ¿Está limpio e indica que el flete está pagado, conforme a las condiciones de la carta de crédito? ¿Figura la fecha de carga, como disponen las RUU 500? ¿Son los puertos de embarque y de descarga los mismos que señala la carta de crédito? ¿Se ha usado el tipo de documento correcto? No se debería utilizar, por ejemplo, un conocimiento de embarque sujeto a contrato de fletamento, si tal documento no es exigido por la carta de crédito. Si el documento estipulado en la carta es un conocimiento para contenedores, cerciórese de que contenga los números de serie de los contenedores y de que el peso total de la carga no rebase su capacidad total. De lo contrario, el inspector de bancos cuestionará la autenticidad del documento. Compruebe que en el documento no figuran transbordos o expediciones parciales, en caso de que la carta de crédito los prohíba.

* Factura. ¿Coincide la descripción de las mercancías en la factura comercial con la que aparece en la carta de crédito? ¿Se ha establecido la factura a nombre del comprador, de acuerdo con la carta? ¿Figuran en la factura su monto, las cantidades, precios y derechos, de conformidad con la carta o con los límites dispuestos por las reglas RUU 500? ¿El número de copias corresponde al indicado en la carta de crédito?

* Documento de seguro. ¿Se ha adjuntado el documento correcto, requerido por la carta o por las RUU 500? ¿Están cubiertos todos los riesgos estipulados, a partir de la fecha de embarque? ¿Coinciden el monto y la moneda con los que figuran en la carta de crédito? ¿Está firmado y endosado?

* Lista de empaquetado. ¿Concuerda con la estipulada en la carta de crédito? ¿Es coherente con los demás documentos, como la factura comercial?

* Firmas. ¿Llevan una firma todos los certificados exigidos por la carta de crédito? ¿Están legalizados según los términos de la carta? ¿Han sido debidamente autentificadas las modificaciones y agregados?

* Letra de cambio. ¿Se incluyen entre los documentos las letras de cambio estipuladas en la carta de crédito? ¿Están correctamente extendidas, firmadas y endosadas? ¿Es su monto concordante con la factura comercial?

* Presentación. ¿Cuál es el plazo estipulado para presentar los documentos? ¿Lo podrá cumplir usted? Recuerde que si en la carta de crédito no figura un plazo, la presentación deberá efectuarse dentro del período previsto por las RUU 500 (21 días a contar de la fecha del embarque), pero en ningún caso después de la expiración de la carta de crédito.

De nuestros lectores

La presente colaboración nos fue enviada para complementar el artículo La renegociación de contratos, aparecido en Forum 2/99. El CCI acoge favorablemente tales comentarios y artículos, por cuanto nuestra revista es precisamente un «foro» sobre el comercio internacional.