Las empresas recurren a la red sobre todo en busca de información, y muy pocas compran bienes o servicios por su intermedio. Sin embargo, la Internet ha venido demostrando una buena rentabilidad en materia de gestión de adquisiciones y suministros, lo que ha sido corroborado por diversas fuentes, como los principales periódicos económicos, las revistas especializadas en compras y suministros, y los informes de organizaciones internacionales.

Los sitios que se ocupan de compras están en pleno auge, y también los que siguen la evolución de los precios de las materias primas o publican solicitudes de compra. A medida que se perfeccionan las telecomunicaciones y que el público se acostumbra a emplear la red, las empresas comienzan a manejar recursos que van del simple e-mail hasta sistemas complejos de intercambio electrónico de datos vía Internet para controlar compras, gestionar existencias, racionalizar pedidos y pagos, y mejorar sus relaciones con los proveedores.

Seis motivos para usar la Internet

• Reducir el costo de las compras. En la red se puede verificar el costo de los materiales y la mano de obra, para negociar mejores precios con los proveedores. Si entre sus insumos físicos figura un alto porcentaje de productos básicos, la empresa puede seguir los precios y las tendencias del mercado consultando bases de datos en-línea de acceso público, y usar esta información para negociar con los proveedores. Por ejemplo, en fuentes como Reuters Commodities se encuentran los datos más recientes y la evolución de los precios de futuros y opciones sobre productos básicos, indispensables para efectuar operaciones de cobertura.

La Internet también puede ayudar a analizar los costos de mano de obra relativos al producto que se compra. El sitio web del Ministerio de Trabajo de los Estados Unidos se puede consultar la comparación internacional (edición de 1997) entre la productividad manufacturera y las tendencias del costo unitario de la mano de obra.

La Internet puede servir como base de comparación de precios, en particular para negociar las alzas. A tal efecto, conviene conectarse con servidores especializados en el mercado del proveedor, y buscar alli los datos comerciales pertinentes. A los proveedores conectados con estos sitios se les pueden pedir cotizaciones de productos o servicios, según las especificaciones del comprador. Por ejemplo, en los países en desarrollo, los compradores de artículos de oficina pueden visitar sitios como Buyerszone para cotejar los precios nacionales con los del mercado internacional, habitualmente más competitivos, y tal vez negociar rebajas con los proveedores locales.

A veces, se puede tomar contacto directamente con los fabricantes y ahorrar el costo que implica tratar con intermediarios. Una cooperativa agrícola de Kenya que deseaba evitar a los distribuidores para mantener precios moderados se comunicó directamente por e-mail con Earth Marketplace, organización especializada en la venta directa en los Estados Unidos.

• Reducir los gastos de explotación. El uso combinado de la Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos que incluyen funciones de compra permite disminuir los gastos relativos al tratamiento de los pedidos y la facturación, así como los gastos telefónicos correspondientes a la transmisión de datos por telefax.

• Mejorar el diálogo con los proveedores. Hay que reforzar vínculos con los interlocutores comerciales, por ejemplo, manteniendo correspondencia por e-mail, invitándolos a participar en el diseño del sitio, intercambiando ideas sobre cómo mejorar los productos y alentándoles a usar el correo electrónico para dar cuenta de la situación del mercado proveedor. Toda mejora de las corrientes de información y comunicación aumentará la rapidez de reacción de la empresa y acortará sus plazos de operación.

• Optimizar el control de las existencias. Una de las mayores ventajas que los usuarios pueden obtener de los nexos electrónicos con sus proveedores es la gestión óptima de las existencias. La celeridad de las comunicaciones reduce los riesgos de abastecimiento insuficiente y acorta los plazos de entrega, lo que permite adaptar rápidamente las existencias a las fluctuaciones de la demanda.

• Concurrir oportunamente a las convocatorias de licitación. Las autoridades están sirviéndose cada vez más de la Internet, tanto para difundir convocatorias como para recibir las propuestas de los licitadores. Asimismo, las organizaciones internacionales están efectuando compras por medio de la red. Por ejemplo, en el sitio UN Development Business Online las Naciones Unidas publican las convocatorias de diversos organismos, y en particular de los bancos multilaterales de desarrollo, como el Banco Mundial. En los próximos cinco años, estos harán compras por valor de US$ 190.000 millones en todo el mundo.

• Disminución de los errores. Otras ventajas de la Internet son la reducción del número de errores que se cometen al reescribir cifras y la mayor rapidez de los procesos de pago que se logra con la facturación telemática.

Y bien, ¿por dónde se comienza?

Al novato en la Internet le suelen preocupar dos cosas: dónde comenzar y dónde encontrar los recursos que necesita.

Cómo orientarse en la Internet

Como es probable que usted no sea un profesional de las técnicas de información, corre el riesgo de pasar muchas horas deambulando por la red sin encontrar lo que busca.

Para empezar, le conviene conocer algunas «pistas» en línea que le sacarán de apuros. Por ejemplo, hay sitios que le enseñan cómo utilizar los mejores buscadores de la red y le dan consejos sobre otras prestaciones (visualizadores, multimedios, sonido y vídeo). Vaya, por ejemplo, a Helpweb, a Internet101 o a Getrade.

Luego, debe preparar una lista de los sitios web que más le interesan, usando la función de menú «Marcapáginas» o «Favoritos». Así, dispondrá de «atajos» para llegar a los sitios que visita regularmente. Busque en el sitio del CCI los países y mercados que le interesen (sección «Infobases»); dentro de poco, también habrá allí una colección de marcapáginas sobre sitios relativos a las compras internacionales. Pida a sus colegas, proveedores u otros compradores de productos similares que le recomienden los sitios web que visitan habitualmente.

¿Falta de recursos?

Quienes piensen que no disponen del tiempo o los fondos necesarios para entrar en la Internet y aprovechar sus funciones de compraventa electrónica, deberían tener en cuenta que la disminución de la factura de las telecomunicaciones compensará rápidamente su inversión inicial. Por ejemplo, Regent and Forwarding, pequeña empresa de transporte de la República Unida de Tanzanía, gasta hoy US$ 0.10 por mensaje e-mail y US$ 1 por fax enviado vía Internet, en vez de los US$ 20 que hace un tiempo pagaba por cada fax con pedidos a los Estados Unidos o Europa. As¿i, su factura mensual de telecomunicaciones ha pasado de US$ 500 a sólo US$ 45. El e-mail permite comunicar a los proveedores prácticamente toda clase de contenidos por el precio de una llamada local.

La Internet y los sistemas de intercambio electrónico de datos están perfeccionando continuamente el acceso a la información y simplificando los mecanismos de pedido y pago. Aun cuando no sustituyen actividades muy importantes, como la evaluación de los proveedores, o las visitas y reuniones, conllevan mejoras sustanciales en las relaciones cotidianas con éstos y contribuyen a aumentar la rentabilidad y reducir los costos de las operaciones de compra.

, Oficial Adjunto, se ocupa de investigaciones sobre gestión de compras y suministros internacionales, en particular en relación con la Internet.