Las Naciones Unidas (en adelante, NU) y otras organizaciones activas en el campo humanitario se han propuesto aumentar las compras de bienes y servicios en los países en desarrollo, a condición de que se cumplan sus requisitos de precio y calidad. Las empresas más competentes que estén dispuestas a invertir los recursos necesarios encontrarán buenas oportunidades en este mercado.

Las empresas recién llegadas deberían estar preparadas a gastar por lo menos 1% del valor de los contratos al preparar la licitación, que debería seguir una estrategia bien definida y basada en toda la información disponible, por ejemplo, sobre las barreras de ingreso y las necesidades del mercado. La aplicación de un enfoque metódico les permitirá sortear múltiples escollos.

Escoger un mercado y estudiarlo a fondo

No todos los organismos buscan los bienes o servicios que usted comercializa, por lo que habrá que ajustar la oferta a la demanda. También vale la pena dedicar tiempo a la búsqueda de mercados donde la competencia sea menos intensa y haya más posibilidades de implantarse.

La información sobre los requisitos de compra de las NU se encuentra en la Guía General de Relaciones Comerciales para Proveedores Potenciales de Bienes y Servicios, publicada por la Oficina de Servicios Interinstitucionales de Adquisición (OSIA), del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). También puede consultarse el sitio web de la OSIA, en la dirección http://www.iapso.org (haga clic en «Supplying the UN» y luego en «Publications»). La Guía General ofrece datos básicos sobre las actividades y requisitos de compras de todos los organismos de NU, inclusive las señas de los compradores.

Para tener más detalles sobre las especificaciones de los productos buscados hay que visitar los sitios web de los departamentos de compras de cada organismo. Algunos disponen de catálogos electrónicos que describen los productos adquiridos habitualmente. El catálogo del UNICEF se encuentra en la dirección

http://www.supply.unicef.dk/Catalogue/cataloguehome.htm Además, las oficinas locales de los organismos suelen ofrecer copias impresas de dichos catálogos.

La publicación bimensual Development Business y su sitio web también ofrecen información actualizada sobre proyectos y programas específicos de distintas organizaciones (http://www.devbusiness.com). Se trata de un servicio por suscripción, centrado en las compras para proyectos financiados por el Banco Mundial y otros bancos regionales, incluido el Banco Europeo para la Reconstrucción y el Desarrollo. Los llamados a licitación para compras en gran escala o contratos a largo plazo de los organismos de las NU también se obtienen gratuitamente en el sitio web de la OSIA (hacer clic en «Supplying the UN» y luego en «Procurement Notices»).

Para conocer más detalles sobre proyectos en países específicos, consúltense los Marcos de Cooperación con Países (Country Cooperation Frameworks) del PNUD (http://www.undp.org lista de países).

Movilícese por su empresa

No deje de preparar una carpeta de presentación y de información sobre sus productos. Por lo general, se incluye allí la experiencia comercial y de exportación de la empresa, referencias de clientes y una reseña de los productos ofrecidos.

Las situaciones de emergencia humanitaria, como las catástrofes naturales, pueden ser impedimentos para el desarrollo normal de las licitaciones. En tal caso, se suele recurrir a las empresas que ya han demostrado su fiabilidad en otras operaciones. Además, es frecuente que los pedidos de un valor inferior a US$ 30.000 sean adjudicados por contratos negociados directamente por los encargados de compras.

Para aumentar las posibilidades de éxito, se recomienda que el vendedor se presente personalmente al comprador o experto técnico que se ocupa de su producto en la división de compras del organismo interesado. También puede tomar contacto con sus representantes a nivel local (por ejemplo, en las oficinas del PNUD en el terreno). Hay que mantener una presencia constante, entregando información actualizada sobre los nuevos productos y actividades de la empresa, respondiendo a toda duda o pregunta al respecto y pidiendo información sobre las licitaciones futuras.

Conocer los procedimientos

Es importante que el vendedor comprenda cabalmente los procedimientos y condiciones de compra de los organismos que le interesen. El Grupo de Trabajo sobre Adquisiciones de Naciones Unidas (IAPWG) ha fijado algunos criterios básicos para las compras de las organizaciones del sistema. Junto con las Condiciones Generales para la Compra de Bienes, estos criterios pueden consultarse en línea, en la Guía General de Relaciones Comerciales para Proveedores Potenciales de Bienes y Servicios, publicada por la OSIA. Generalmente, el suministro de bienes a NU está exento de impuestos y aranceles. A veces se exige el depósito de una fianza de cumplimiento; el pago final suele fijarse a 30 días de la recepción de los bienes.

Pocas organizaciones internacionales emiten cartas de crédito, y también son pocas las que pagan por adelantado o hacen transacciones por intermedio de terceros.

Inscripción en la Base de Datos Común de Proveedores de las NU

Casi siempre, los organismos de ayuda internacional compran a proveedores «preautorizados». Por tanto, es esencial inscribirse en los registros de los distintos organismos, e informarse sobre los requisitos y consecuencias de las ofertas. La Base de Datos Común de Proveedores de las NU (UNCSD) es la puerta que abre acceso al mercado de Naciones Unidas. Varios organismos del sistema de NU recurren a la UNCSD cuando necesitan encontrar proveedores o establecer las listas de participantes en las licitaciones. Para figurar en la Base es necesario:

• Cumplimentar el formulario de inscripción (disponible en http://www.uncsd.org);

• Aceptar las Condiciones Generales de las NU;

• Demostrar que los productos o servicios ofrecidos cumplen los requisitos del sistema;

• Demostrar la solvencia de la empresa, y

• Pagar una suscripción anual de US$ 100.

Inscripción en los organismos

Inscribirse en la Base de Datos Común no implica que la empresa figurará en los registros de cada organismo del sistema. En otras palabras, también tendrán que cumplir con la inscripción en los organismos que le interesen.

Antes de inscribirse, los proveedores deberían comprender los requisitos técnicos y especificaciones de cada organismo. Por ejemplo, la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (UNHCR) sólo acepta las empresas con experiencia verificable en la exportación y por lo menos de tres años en el abastecimiento de los productos o servicios solicitados, que cumplimenten el formulario de inscripción correspondiente y que acepten las condiciones de la institución. También pueden tomarse en consideración otros aspectos, como las garantías, la disponibilidad de instalaciones de reparación y los resultados de la inspección de los locales de la empresa.

Los formularios de inscripción figuran a veces en los sitios web de los organismos (por ejemplo, http://www.un.org/Depts/ptd/regform.doc de la División de Adquisiciones de las NU), y casi siempre pueden obtenerse previa solicitud al servicio de compras respectivo.

Presentación de ofertas

Aunque la documentación de licitación difiere según los procedimientos, hay algunos factores comunes que los proveedores no deberían ignorar.

Dado que los motivos de descalificación son abundantes, habrá que prestar una atención especial a los siguientes puntos:

• Dé siempre respuesta a las solicitudes de información o propuestas que reciba de los organismos. Si éstas no le interesan, o si no puede proponer una oferta, envíe sin demora una explicación.

• Lea cuidadosamente los documentos de licitación.

• Estime el tiempo y el costo que necesitará la preparación y presentación de la oferta.

• No se aparte de las condiciones comerciales y especificaciones que figuren en el llamado a licitación (utilice el mismo lenguaje y terminología).

• Prepare una cotización muy clara y exhaustiva.

• Envíe su oferta antes del plazo a la dirección de fax indicada, señalando la persona encargada de la licitación.

• En caso de que se solicite, envíe muestras de los artículos solicitados.

• Adjunte la documentación pertinente.

• Ponga de manifiesto que conoce a fondo el producto o servicio solicitado.

En caso de dudas, no deje de solicitar por escrito aclaraciones al comprador.

Sírvase de su red de apoyo comercial

Siempre conviene hacerse asesorar para la presentación de ofertas, ya sea por las organizaciones de promoción del comercio, representantes comerciales, autoridades nacionales de comercio, misiones ante las Naciones Unidas y embajadas o consulados en los países donde se encuentran la sede u oficinas locales de las NU.

Estas personas y entidades pueden aportar una valiosa información sobre futuras licitaciones y proyectos, y dar consejos en cuanto a las ventajas comparativas en cada mercado. También pueden estar presentes en la apertura de las ofertas, y transmitir datos importantes al respecto.

En caso de no ganar la licitación, averigüe quién la obtuvo y con arreglo a qué criterios. Casi nunca se obtiene un contrato en la primera licitación. Sea como fuere, no deje de participar, a fin de que los organismos humanitarios conozcan su empresa y los productos que ofrece.

Cumplimiento del contrato

Es imprescindible cumplir rigurosamente los contratos obtenidos, entregando los bienes solicitados en el plazo previsto, de conformidad con las especificaciones y con arreglo a las condiciones preestablecidas.

Una pequeña diferencia de calidad o un breve retraso en la entrega puede ser determinante en cuanto a la utilidad que los bienes o servicios tendrá para los beneficiarios. Estas discrepancias también pueden incidir gravemente en las relaciones con el organismo comprador.

En otras palabras, las posibilidades de obtener contratos futuros se verán considerablemente reducidas.

Para más detalles sobre las posibilidades de acceder al mercado humanitario, consulte a Catherine Taupiac, Asesora Regional en Promoción Comercial del CCI ().